Kommunikasjon i Six Sigma

“Å implementere Six Sigma betyr å gå inn i en periode med betydelige endringer i organisasjonen din. Produktivitet og moral lider nesten alltid i tider med store endringer. Kravene til endring og tilpasning og selve menneskets frykt for det ukjente øker belastningen på arbeidsmiljøet. I i disse tider blir kommunikasjon viktigere enn noen gang. Kommunikasjon gjennom et Six Sigma-prosjekt er svært viktig fordi kraften og omfanget av Six Sigma krever et betydelig engasjement fra alle i organisasjonen. Six Sigma-suksesser krever klar og åpen kommunikasjon på alle nivåer for å overskride avdelingsbarrierer som ellers ville forårsake forvirring. I tillegg vil enhver endring i en organisasjon møte en viss motstand, enten tilsiktet eller bare på grunn av treghet. Når ledelsen effektivt kan kommunisere at den står bak den endringen og kan kommunisere de positive sidene ved endringen, kan motstand motvirkes og overvinnes. Bedriftsledelsen må være villig til å gi Six Sigma-team alle verktøy og informasjon som er nødvendig for å anvende Six Sigma-konsepter i deres daglige aktiviteter. Det er avgjørende i Six Sigma-prosjekter å avklare begrunnelsen, forventningene, målene og sekvensen av trinn i prosessen. Six Sigma-team med klare, skriftlige mål oppnår langt mer på kortere tid enn team uten dem noen gang kunne forestille seg. Dette gjelder overalt og under alle omstendigheter. Dokumentasjon av Six Sigma-prosessen er muligheten til å løse eventuelle misforståelser rundt distribusjonen. Det utvikles en tidsplan som skisserer strategien for å ta prosessen fra nåværende tilstand til en som er innenfor statistisk kontroll og i tråd med selskapets Six Sigma-mål. Roller må være klart definert i hvordan individer bidrar til tidsplanen og strategien. Ansatte vurderer hvordan de kan bidra til organisasjonen gjennom informasjonen de mottar. Et teams kvalitetsmål bør settes slik at de samsvarer med selskapets overordnede kvalitetsforbedringsmål. Dette skjer bare når teamet har kunnskapen de trenger. Mangel på klarhet i å kommunisere forretningsinformasjon er sannsynligvis mer ansvarlig for frustrasjon og underprestasjoner enn noen annen enkeltfaktor. Det er dessverre altfor lett å ikke innse at kommunikasjonen ikke oppfyller organisasjonens behov. Ofte mener seniorledere oppriktig at de kommuniserer tilstrekkelig med ansatte. Imidlertid kan ledere lett undervurdere antall saker som ansatte trenger informasjon om og hvor mye informasjon de trenger. Hvordan vet du hva som er viktig for ansatte og hva du skal fortelle dem? Du må sette deg selv i de ansattes posisjon. Hvis du var den personen, hva ville vært viktig for deg å vite for å gjøre jobben din? Hva vil du være bekymret for i dagens situasjon? Hvilken informasjon vil hjelpe deg med å håndtere endring? Hvordan vil du bli fortalt? Du kan ikke svare på de spørsmålene selv. Du trenger innspill fra de personene du prøver å forstå. Kommunikasjon er en toveis gate – å lytte så vel som å snakke. Spør noen få individer hva som blir sagt, hva folk bekymrer seg og lurer på. Vær også klar over at måten en person mottar nyheter på kan ha en dramatisk innvirkning på hvordan han eller hun føler om det, så du må velge mediet veldig nøye. E-post kan oppfattes som kald og ufølsom, selv om den er nyttig for rutineoppdateringer som ikke har følelsesmessige overtoner. Mange meldinger blir bedre levert personlig, enten til enkeltpersoner eller til teamet som helhet. Kommunikasjonsferdigheter krever øvelse. Vær alltid sikker på at budskapet forblir ærlig, klart og medfølende. Ha integritet og bygge tillit. Ikke si det du ikke mener. Ikke lov noe du ikke kan eller vil oppfylle. Fremfor alt, følg dine forpliktelser og løfter. Ingenting skremmer ansatte mer enn å føle seg forrådt. Oppriktig, omsorgsfull og konstant kommunikasjon vil danne grunnlaget for å bygge ansattes engasjement gjennom Six Sigma-distribusjonen.”

Om du finner denne posten interessant eller brukbar på noen måte. Føle deg fri til å gi den en stjerne.

 

Du vil finne mange flere guider på emnet du søker informasjon til. Ta en kikk under og se om det er noen guider som passer for deg. Vi har en enorm mengde omfattende guider tilgjengelig for de som ønsker å lære mer.

Du finner en enorm startup guide som er bygget rundt Hoiseth Canvas ved å enten trykke på lenken, eller bildet under. Det er en guide som vil ta deg flere timer å lese, som leder deg videre til materiale som tar flere uker å konsumere. Lær og implementer!